Le règlement intérieur de fonctionnement du CVS

Publié le par Réseau Inter CVS 91

Chaque CVS, selon la loi,  doit discuter et adopter un règlement intérieur pour son fonctionnement.

 

Voici des recommandations à adapter entre les élus du CVS et la direction

 

Nom de la Résidence :

 

RÈGLEMENT de INTERIEUR DE FONCTIONNEMENT

du CONSEIL de la VIE SOCIALE et MODALITES ELECTORALES

Date :

Article 1 – Fondements

Il est constitué un Conseil de la Vie Sociale conformément au décret N° 2004-287 du 25 mars 2004, relatif au Conseil de la Vie Sociale et aux autres formes de participation institués à l’article L.311-6 du Code de l’Action Sociale et des Familles et à l’article 10 de la loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale.

Le Conseil de la vie sociale institué par la loi vise le bon fonctionnement de l’établissement, la bientraitance et la qualité de vie des personnes âgées en les associant aux questions qui les concernent ainsi que leurs représentants.

Article 2 – Missions et rôle du CVS

La CVS est obligatoirement consulté sur l’élaboration du règlement de fonctionnement et le projet de l’établissement, dont le contrat de séjour, le livret d’accueil.

Le CVS donne son avis et peut faire des propositions sur toutes questions intéressant le fonctionnement de l’établissement et sur l’évolution des réponses à apporter notamment sur :

  • la démarche qualité
  • l’organisation intérieure et la vie quotidienne
  • les services thérapeutiques et parcours de soins
  • les activités, l’animation socioculturelle
  • l’ensemble des projets de travaux et d’équipement
  • la nature et le prix des services rendus
  • l’affectation des locaux collectifs
  • l’entretien des locaux
  • les relogements prévus en cas de travaux ou de fermeture
  • l’animation de la vie institutionnelle et les mesures prises pour favoriser les relations entre ces participants ainsi que les modifications substantielles touchant aux conditions de prise en charge

Les décisions sur la gestion et le management de l’établissement demeurent réservées à la direction.

Au-delà de la consultation, les élus du CVS et la direction s’engagent à promouvoir une démarche constructive pour la bientraitance et une dynamique participative pour associer les usagers aux décisions les concernant.

Article 3 – Composition

Le conseil de la vie sociale est composé de trois collèges d’élus :

  • Un collège représentant les résidents comprenant* (2 à 4) titulaires et (2 à 4) suppléants
  • Un collège représentant les familles comprenant* (2 à 4) titulaires et (2 à 4) suppléants
  • Un collège représentant le personnel comprenant * (1 à 2) titulaires et (1 à 2) suppléants

Il est également composé :

  • Du représentant de l’organisme gestionnaire

(*) le nombre de représentants selon la taille de l’établissement

Le nombre des représentants des personnes accueillies, d'une part, et de leur famille ou de leurs représentants légaux, d'autre part, doit être supérieur à la moitié du nombre total des membres du conseil.

Les élus suppléants sont invités aux réunions du CVS

Article 4 – Assistance par une tierce personne

Les représentants des résidents peuvent, en tant que de besoin, se faire assister d’une tierce personne afin de permettre la compréhension de leurs interventions. La tierce personne doit respecter les règles de confidentialité.

Article 5 – Durée et fin de mandat

Les représentants des résidents et des familles sont élus pour durée maximale de 3 ans et une durée minimale d’un an. La durée sera fixée au plus tard au moment de l’organisation des élections. Les élus peuvent être renouvelés dans leur mandat.

Un élu du CVS (titulaire ou suppléant), malgré la disparition de son proche dans l’établissement où il siège, peut continuer à exercer sa mission à l’échéance du mandat prévu par le CVS.

Avant les élections pour le renouvellement du CVS, un bilan d’activité sera réalisé.

Article 6 – Fonctions au sein du CVS

Un président et un vice président sont élus dès la première réunion du Conseil de la vie sociale parmi les représentants des résidents et/ou des familles.

Le vote peut avoir lieu à main levée ou à bulletin secret. Pour être élu, le président et le vice-président doivent recueillir la majorité des votants parmi les élus représentants les résidents et les familles.

Un secrétaire du CVS peut également être élu parmi les membres du CVS.

En cas d’absence ou de départ du président, il est remplacé par le vice-président.

Article 7 – Convocation et préparation des réunions

Les réunions se tiennent sur convocation du président, en concertation avec la direction. Le président fixe l’ordre du jour et le communique à tous les membres, accompagné des informations nécessaires, au moins dix jours à l’avance.

Le conseil délibère sur les questions figurant à l’ordre du jour à la majorité des membres présents. Seuls les élus titulaires votent.

Le conseil de la vie sociale se réunit au minimum trois fois par an ou sur la demande des deux tiers des membres du conseil ou sur demande du directeur de la structure.

Pour associer les résidents et les familles à la préparation et la compréhension des travaux du CVS, chaque collège pourra organiser des réunions sous la responsabilité du président ou du vice-président.

Pour le bon exercice du mandat de représentant du CVS, la direction fournira, au CVS la liste des résidents et de leurs référents familiaux[1].

Article 8 – Confidentialité

Les informations concernant les personnes, échangées lors des débats, restent confidentielles.

Les cas particuliers évoqués ne peuvent pas être réglés en tant que tels et servent qu’à aborder des sujets ou des aspects en rapport avec l’organisation générale de l’établissement.

Les débats doivent se dérouler librement et en aucun cas, il ne doit être fait état, après la réunion, des propos tenus lors des réunions ni de mentionner les noms des intervenants, afin de respecter la libre parole de tous qu’il s’agisse de personnes dépendantes ou non.

Article 9 – Animation des réunions

L’animation de la réunion du CVS est assurée par le président ou le vice-président. L’animateur doit veiller à ce que tous les membres puissent être entendus et particulièrement les résidents élus.

Article 10 – Secrétariat, compte rendu et publicité

Le secrétariat de séance est confié au président ou au vice-président et/ou au secrétaire du CVS s’il en existe un. L’administration de l’établissement l’assiste en cas de besoin.

Le compte-rendu (ou relevé de conclusions) est signé par le président et validé par les membres du Conseil de la vie sociale dans les quinze jours[2] suivant la tenue de la réunion afin qu'il soit transmis dans de brefs délais aux résidents et aux familles. Les avis ou réponses de la direction sont joints au compte-rendu.

Lors de la rédaction du compte-rendu, il conviendra de veiller à garder toute confidentialité sur les personnes évoquées lors des réunions.

Le compte rendu du CVS est ensuite affiché à l’entrée de l’établissement. Un représentant des familles assurera sa diffusion aux référents familiaux et la direction celle aux résidents.

(ou : la compte rendu est diffusé par la direction avec la facture)

Un exemplaire est conservé par l’organisme gestionnaire.

Un panneau d’affichage dans l’établissement est réservé aux informations du CVS, et si besoin une boite à lettres.

Le formulaire de bienvenu du CVS[3] aux nouvelles familles permet d’expliquer son rôle et d’établir un contact.

Article 11 – Invitation aux réunions

Le Conseil de la vie sociale peut, en fonction des sujets à l’ordre du jour, inviter toute personne ou représentant interne ou externe à participer à ses échanges (familles, résidents, professionnels, association…)

Conformément à la loi du 11 février 2005 : un représentant élu de la commune d'implantation de l'activité ou un représentant élu d'un groupement de coopération intercommunal et/ou du Conseil Général peut également être invité par le Conseil de la vie sociale à participer ponctuellement ou régulièrement aux réunions. Il en est de même pour une personne experte sur un sujet précis à l’ordre du jour ou pour un appui-conseil concernant la création, l’évolution ou le fonctionnement du CVS.

Article 12 – Renouvèlement, carence et désignation

Si un membre cesse ses fonctions en cours de mandat, il est remplacé par un suppléant pour la période du mandat restant à couvrir. Lorsque le nombre d’élus ayant quitté leurs fonctions devient trop important, de nouvelles élections doivent être organisées pour le renouvèlement du CVS.

Article 13 – Autres dispositions

Le CVS doit être tenu informé des suites réservées à ses avis ou propositions lors des séances ultérieures. La direction met à disposition du président du CVS les informations nécessaires à ses missions (projet d’établissement, convention tripartite, organigramme et fonctions et missions du personnel, livret d’accueil).

Pour assurer l'aide, le soutien et le conseil utiles au bon fonctionnement de cette instance de concertation et à la vie de l’établissement, il est nécessaire d’organiser des échanges ponctuels entre la direction et le président et vice-président du CVS.

Article 14 – Préparation et déroulement des élections

Le CVS sortant détermine avec la direction la date de l’élection. Les élections sont préparées par une commission composée de représentant des résidents, des familles et de la direction.

En accord avec le CVS, la direction annonce à toutes les familles (par courrier) et aux résidents la date des prochaines élections et le délai de dépôt des candidatures.

La liste des candidats titulaires et suppléants pour chaque collège du CVS est ensuite diffusée aux résidents et aux familles.

En ce qui concerne l’élection des représentants des familles, il est mis en place la possibilité de vote par correspondance. La direction se chargera de l’envoi de la liste des candidats avec une enveloppe timbrée à retourner cachetée jusqu’au jour de l’élection, si possible avec le nom du réfèrent familial au dos de l’enveloppe d'envoi.

Pour impliquer les résidents, il est souhaitable que soit organisé à l’avance un atelier d’expression expliquant le rôle du CVS, des élus et le déroulement des élections.

Le jour et les horaires des élections sont déterminés avec une plage horaire pour la tenue du bureau de vote permettant une bonne participation.

Le bureau de vote composé d’une urne et d’au moins du président, du vice-président ou d’un candidat et de la direction disposera d’une liste d’émargement des référents familiaux et des résidents pour inscrire les votants.

Le dépouillement sera assuré dès la fin du scrutin ; un procès-verbal sera établi et co-signé par la direction, le président ou le vice-président ou un candidat.

En cas d’un nombre de candidats supérieur au nombre d’élus prévus, sont élus ceux qui auront obtenu le plus de voix.

Le présent règlement intérieur a été adopté par le Conseil de la vie sociale

lors de sa réunion du ………………………….

Le président du CVS La direction de l’établissement

signatures

 

[1] La direction peut exiger l’accord des référents familiaux ou des personnes de confiance pour fournir la liste. Le formulaire de bienvenu du CVS aux familles, les incite à communiquer leurs coordonnées.

 

[2] Le délai prévu par la loi (approbation lors du CVS suivant) peut nuire au bon suivi des réunions. La procédure par voie électronique permet de réduire le délai ou la réalisation d’un pré compte rendu affiché et diffuser comme tel.

[3] Soyez les bienvenus ! formulaire co-construit avec des représentants d’usagers, une association de directeurs et le site Agevillage.com

Publié dans Fiches pratiques CVS

Pour être informé des derniers articles, inscrivez vous :

Commenter cet article